Privacyverklaring Warm Rijsenhout

Via de website Warm Rijsenhout worden persoonsgegevens verwerkt. De gemeente vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. Wij gaan vertrouwelijk om met de informatie die je ons via de website verstrekt en persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Deze specifieke informatie moet worden gelezen in aanvulling op en in samenhang met de algemene informatie over het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Haarlemmermeer. Lees aanvullend op deze privacyverklaring ook de informatie over 'cookies'. 

Dit participatieplatform (OpenStad) zal helpen bij het behalen van de doelen op het gebied van participatie. Het uiteindelijke doel richting de inwoners van de gemeente is: op een toegankelijke en herkenbare manier tijdig belangen, meningen en creativiteit over (ruimtelijke) projecten op tafel krijgen en daarmee meer draagvlak, betere besluiten en (mogelijk) tijdwinst creëren.

Warm Rijsenhout is het eerste project binnen dit platform. Deze pilot betreft in eerste instantie het maken van een eerste wijkplan, Wijkplan Rijsenhout, (onderdeel van programma Energietransitie). Na de pilot zal er een evaluatie plaatsvinden om een go/no-go-beslissing te kunnen maken over een participatieplatform zoals OpenStad. De verschillende doelen:

• Verzamelen van ideeën van bewoners en ondernemers om Rijsenhout te voorzien van nieuwe energie. Rijsenhouters mogen een idee indienen. We nodigen nadrukkelijk bewoners van Rijsenhout uit om op de ideeën te stemmen; 
• Het verzamelen van suggesties en tips bij deze ideeën;
• Het uitvragen van toegangscodes die in Rijsenhout per post zijn verstuurd. Met deze code kan worden ingelogd op de site;
• Uitvoeren van draagvlakmetingen (minimaal 25 stemmen) op de ingediende ideeën die besproken zullen worden in het Warmteberaad;
• Verzamelen van gegevens voor de leden van het (nog te vormen) Warmteberaad;
• Inzicht geven aan bezoekers, ideeën indieners en gemeente in reacties op een idee; 
• Contact opnemen met bewoners over hun idee, eventueel door het Warmteberaad. Leden van het Warmteberaad zijn ook actief op de site.
• Inwoners het budget te laten verdelen over de ingediende ideeën.

De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van een taak van algemeen belang, namelijk zorgvuldige voorbereiding van het wijkplan. Bij het inloggen vragen we toestemming om je gegevens te gebruiken. Deze toestemming kun je op ieder moment weer intrekken door een e-mail te sturen naar openstad@haarlemmermeer.nl. Tijdens de tweede fase, het 'budget verdelen', vragen we inwoners niet om persoonsgegevens, alleen de toegangscode.

• Postcodes: op de pagina 'meedoen' en bij het aanmelden van het Warmteberaad registreren we postcodes omdat we willen weten of en waar de inwoners in Rijsenhout wonen;
• Naam: we vragen mensen die zich registreren om hun naam op te geven. Als je een idee instuurt, is je naam zichtbaar op de pagina van jouw ingestuurde idee. Als je een reactie plaatst, is je naam ook zichtbaar op de pagina. Dit doen we omdat het de kwaliteit van het gesprek verbetert. Je kunt uiteraard een alias opgeven; 
• E-mail: we vragen mensen die zich registreren om een e-mailadres, omdat deze belangrijk is voor het inloggen. Bijvoorbeeld wanneer iemand de toegangscode verliest. En omdat we wellicht in contact willen (kunnen) komen over het ingestuurde idee. De gemeente kan de aanmelders voor het Warmteberaad benaderen via e-mail. Het contact vanuit het Warmteberaad zou ook via e-mail plaats kunnen vinden. Daarnaast gebruiken we e-mail om deelnemers op de hoogte te brengen van bijvoorbeeld het ingaan van een nieuwe fase van Warm Rijsenhout;
• IP-adressen: er worden tijdelijk IP-adressen opgeslagen om eventuele onregelmatigheden in het stemmen en het insturen van ideeën te kunnen blokkeren. Deze zijn alleen voor de technisch beheerders van de website zichtbaar; 
• Woonsituatie: we verzamelen gegevens over je woonsituatie in het formulier 'meedoen', omdat dit een beter beeld van wat je belangrijk vindt.
• Tijdens de tweede fase, het 'budget verdelen', vragen we inwoners niet om persoonsgegevens, alleen de toegangscode.

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald volgens de Archiefwet. Voor uw persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van Warm Rijsenhout geldt het volgende:

• Na beoordeling worden de haalbare ideeën bekend gemaakt waar bewoners van Rijsenhout verder over participeren. Dit gebeurt in de tweede fase, het 'budget verdelen'. De niet haalbare ideeën en de namen van de indieners blijven ook zichtbaar op de website;
• Het project Warm Rijsenhout is tijdelijk. Daarna wordt de website warmrijsenhout.haarlemmermeer.nl statisch gemaakt. Ideeën, namen van indieners, aantal stemmen en reacties blijven wel zichtbaar op de website.
• Verzamelde gegevens worden verwerkt in een wijkplan;

Alle ideeën blijven zichtbaar op de website tot het einde van Warm Rijsenhout. Deze datum staat nu op 1 juli 2022. Daarna blijft de website nog een jaar online om de winnende ideeën beschikbaar te houden. Na afloop van dit jaar gaat de website offline. Het kan zijn dat de website daarna voor archiefdoeleinden offline wordt bewaard. Achterliggende databases worden dan wel verwijderd: de geregistreerde namen, postcodes, e-mailadressen, IP-adressen en gegevens uit beantwoorde vragen over bijvoorbeeld de woonsituatie. De opbrengst uit de participatie komt in het wijkplan.